Na maanden thuiswerk mogen werknemers sinds deze maand voltijds terugkeren naar de werkvloer. Echter, als het aan de thuiswerkers zelf ligt, blijft thuiswerk gebruikelijker dan voorheen. De gemiddelde thuiswerker wil meer uren thuiswerken dan vóór corona, maar niet meer zoveel als in het afgelopen jaar. Ook werkgevers verwachten dat thuiswerk een blijver zal zijn. Velen hebben immers ondervonden dat thuiswerk heel wat voordelen biedt. Denk maar aan de tijdswinst omdat de werknemer zich niet moet verplaatsen, betere concentratie en efficiëntie, en lagere kosten omdat kleinere kantoorruimtes en/of minder parkeerplekken volstaan.
Hybride werken: het nieuwe normaal
Het ziet er naar uit dat onze economie zal evolueren naar ‘hybride werken’ – een mengvorm van op kantoor en van thuis uit werken. Organisaties doen er goed aan grondig stil te staan bij hoe ze dat ‘hybride werken’ slim en futureproof én met maximale aandacht voor het welzijn van de medewerkers kunnen realiseren. Thuiswerk kent ook heel wat uitdagingen, zoals moeilijker loskomen van het werk, een vervaging van de grens tussen werk en privé, het wegvallen van structuur en vertrouwde routines, minder informele babbels met collega’s, meer virtueel overleg en digitale connectie met digitale moeheid als gevolg. Naast aandacht voor het welzijn van medewerkers is het ook belangrijk om bij de transitie naar hybride werken ook stil te staan bij vragen als: “Wie? Wat? Waar? Wanneer? Hoe?”
Activity based werken
Verwimp en zijn collega’s houden in het jongste nummer van het Tijdschrift voor Bedrijfs- en Verzekeringsgeneeskunde [1] een pleidooi voor activity based werken:
“Bij activity based werken kiest de medewerker zijn werkplek in functie van de activiteit die hij doet. Zo blijft hij geen ganse dag meer aan eenzelfde werkplek zitten, maar zal hij bij een andere activiteit van werkplek veranderen omdat deze nieuwe werkplek dan meer geschikt is om de specifieke activiteit of taak uit te voeren.”
Bij activity based werken zal thuiswerk niet gebeuren op basis van bepaalde functies of aantal dagen. Of medewerkers thuis, op kantoor of een andere plek zullen werken, zal bepaald worden door de taken en activiteiten die ze moeten uitvoeren. Daarvoor is een goede activiteiten- en takenanalyse nodig. Het gaat dan om vragen als:
Op welke momenten wordt er best thuis dan wel op kantoor gewerkt?
Welke taken en activiteiten zijn optimaal voor op kantoor? En welke taken en activiteiten kunnen medewerkers (beter) van thuis uitvoeren?
Welke middelen hebben medewerkers nodig om deze taken en activiteiten comfortabel te kunnen uitvoeren?
Het schrijven van een verslag, een policy of een projectaanvraag zijn bijvoorbeeld taken die de nodige concentratie vergen en dus beter in alle rust uitgevoerd worden. Een rustige thuiswerkplek kan dan een oplossing zijn. Voor een overleg met enkele collega's is de werkplek op kantoor misschien de beste plaats. Zeker wanneer werknemers bijvoorbeeld in de opstartfase van een nieuw project zitten en ze elkaar input nodig hebben. Ander overleg kan dan weer beter digitaal gebeuren. Niet zozeer de activiteit an sich – ‘vergaderen’ – bepaalt of fysiek samenkomen op kantoor aangewezen is, maar wel wat je met elkaar wil bespreken en wat de vereisten van het contact zijn.
Van activiteiten naar werkplek
Na de analyse van de uit te voeren taken en activiteiten kan er vervolgens bekeken worden welke werkplekken nodig zijn. De volgende stap is om deze werkplekken uit te rusten met het nodige comfort om de taken en activiteiten te kunnen uitvoeren. Zo kunnen er bijvoorbeeld profielen worden opgesteld om te analyseren en te bepalen wat nodig is om een taak functioneel en comfortabel uit te voeren (zie figuur onder).
Goede afspraken maken goede collega’s
Een goede jobomkadering is een belangrijk aspect bij activity based werken, aldus Verwimp en collega's. De jobtevredenheid van medewerkers neemt immers toe wanneer ze zich voldoende begeleid en ondersteund voelen tijdens hun (tele)werk. Een duidelijke telewerkpolicy helpt. Leg duidelijke en concrete afspraken vast over de output van het geleverde werk, de beschikbaarheid en bereikbaarheid, het materiaal, en het fysieke en mentale welzijn van medewerkers, etc. Verduidelijk ook de concrete verwachtingen, zowel van leidinggevenden naar hun medewerkers én andersom als tussen collega’s onderling. Leidinggevenden polsen naar de verwachtingen van hun medewerkers en proberen de drempel voor vragen laag te houden. Best zorgen ze voor zowel formele, structurele overlegmomenten als informele contactmomenten of check-ins, waarbij er ruimte is om het psychosociaal welzijn van de medewerker te bespreken.
Just do it!
De juiste taken bieden, op de juiste werkplek en met de juiste ondersteuning zal resulteren in vitale en energieke werknemers die het maximum uit hun mogelijkheden halen.
Bronnen
[1] Verwimp, D., Boets, I. & Daenen, L. (2021), Van hybride werken naar activity based werken, Tijdschr Bedrijfs- en Verzekeringsgeneeskd, 29: 8-11