Werknemers vinden en duurzaam aan boord houden, is voor veel werkgevers vandaag een bijzonder grote uitdaging. Elke dag lezen en horen we in de media over het tekort aan personeel. Het grootste probleem is de mismatch tussen vraag en aanbod: er zijn wel voldoende werklozen, maar deze voldoen niet aan de door werkgevers gevraagde kennis, vaardigheden en ervaring.
De twee meest gehoorde adviezen aan werkgevers die hun vacatures niet ingevuld krijgen, zijn:
zorg dat je een aantrekkelijke werkgever bent, zodat witte raven voor jou willen werken
maak zelf witte raven door (interne) kandidaten met de juiste basiscompetenties en leerpotentieel op te leiden.
Wij voegen aan deze twee adviezen graag een derde innovatief advies toe:
kijk of je het werk in de organisatie op een slimme wijze kan herinrichten met job redesign.
Van job design naar job redesign
Als organisatie organiseer je het werk door taken en rollen te combineren tot één of meer functies (= job design). Om de wendbaarheid en de flexibiliteit van de organisatie te bevorderen, zijn organisaties het werk steeds meer gaan organiseren rond teams. Alle teamleden zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor de taken die hen als team zijn toevertrouwd. Dat vraagt van teamleden dat ze multi-inzetbaar zijn. Zij hoeven niet álle groepstaken te kunnen. Wel moeten zij voor meerdere taken inzetbaar zijn, zodat zij elkaars taken kunnen overnemen (bv. bij ziekte of storingen) en elkaar kunnen ondersteunen. Gevolg is dat er steeds meer gevraagd wordt van werknemers. Ze moeten niet alleen over meer vakinhoudelijke vaardigheden beschikken, maar ook over meer sociale en organisatorische vaardigheden. Ze moeten immers met teamleden kunnen overleggen, onderhandelen en afstemmen. Deze ontwikkeling maakt, samen met de stijgende jobvereisten als gevolg van digitalisering en robotisering, dat het vinden van geschikt talent voor veel functies vandaag een ware Herculestaak is.
Job redesign kan hier soelaas brengen. Job redesign staat voor een innovatieve aanpak waarbij je organisatiestructuren tegen het licht houdt, functies uiteenrafelt in taken en vervolgens kijkt hoe je de uitvoering van de taken beter kan afstemmen op de veranderende omgeving binnen en buiten de organisatie. Dat kan deels door repetitieve taken te automatiseren, deels door (minder complexe) taken te bundelen in een nieuwe (ondersteunende) functie, deels door taken te herverdelen onder collega’s. Onderstaande afbeelding illustreert dit proces.
Taken afsplitsen
Interessant is om de taken van een functie in beeld te brengen en te kijken of bepaalde taken van de functie “af kunnen worden gesneden”. Hierdoor maak je de functie aantrekkelijker, want de taken beperken zich meer tot de kern van de functie. Tegelijkertijd biedt het de mogelijkheid om nieuwe functies te creëren die makkelijker kunnen worden ingevuld met het talent dat op de arbeidsmarkt beschikbaar is. Denk bijvoorbeeld aan technische functies waar je de lichte administratieve taken uit snijdt: als werkgever heb je minder technische professionals nodig, de techneuten kunnen zich meer richten op de taken waar zij goed in zijn en dewelke hen motiveren, en met de administratieve taken kan een nieuwe functie gecreëerd worden die er nog niet was en die je makkelijker (en wellicht goedkoper) kan invullen.
Een actueel voorbeeld: zorgbuddy’s
Verpleegkundigen doen vele handelingen, variërend van medische handelingen (injecties geven) tot verzorgende handelingen (patiënten wassen en eten geven), bedden verschonen en administratie (patiëntstatus bijhouden). Een deel van deze handelingen kan worden aangeduid als handelingen die aansluiten bij datgene waarvoor een verpleegkundige expliciet is opgeleid. Maar een flink deel van de handelingen vereist deze opleiding niet. Volgens Wouter De Ploey, CEO van ZNA-ziekenhuizen, zijn verpleegkundigen gemiddeld 40% van hun tijd bezig zijn met administratieve of zorgondersteunende taken die niet strikt noodzakelijk door een verpleegkundige moeten gebeuren. Deze taken zouden in principe, ook door een ander kunnen worden uitgevoerd (VRT NWS, 28/10/2020). Dat was al langer bekend (Zorgvisie, 20,/11/2017). Alleen was de tijd toen niet rijp voor deze oplossing. Dat is anders nu de druk op verpleegkundigen als gevolg van de zorg voor de vele coronapatiënten bijzonder hoog. De oefening is gebeurd en vandaag zijn de ZNA ziekenhuizen in Antwerpen op zoek naar 100 "zorgbuddy's". Die moeten verpleegkundigen bijstaan in hun niet-verpleegkundige taken, zodat de verpleegkundigen meer tijd hebben voor hun verpleegtaken.
Een tweede voorbeeld: de data scientist
Organisaties hebben meer en meer de neiging om te zoeken naar die unieke super-kandidaat die sterk is in IT, datavisualisatie én communicatie. Door job redesign zouden zij de competenties die een data scientist nodig heeft, in beeld kunnen brengen en vervolgens kunnen onderzoeken of en hoe zij de functie kunnen opsplitsen in hapklare taken, vaardigheden en rollen. In plaats van naar die ene super-kandidaat te zoeken, kunnen zij meerdere mensen aanwerven voor delen van de functie. Dat deed ook American Express. De organisatie overwoog in eerste instantie om acht data scientists aan te trekken, maar besloot eerst met job redesign aan de slag te gaan. In dit proces werden een aantal repetitieve taken geautomatiseerd, en een aantal minder complexe taken werden uit het takenpakket van de data scientist gehaald en gebundeld tot een nieuwe ondersteunende functie. Resultaat: in plaats van acht data scientists hoefde het bedrijf er nog slechts vijf te zoeken.
Een derde en laatste voorbeeld: schoonmaker in de cleanroom
Schoonmaakbedrijf Care kreeg van een klant te horen dat er personeel tekortkwam voor de glasafwas in de cleanroom. Dat is niet zomaar afwassen. Het glas wordt eerst gereinigd met de hand, waarna het door een wasstraat gaat en daarna wordt gecontroleerd op kwaliteit. In sommige gevallen wordt het glas zelfs ‘gebakken’ in ovens om te steriliseren. Op dat moment waren er schoonmakers van Care actief in de cleanroom van de klant. Deze waren gewend waren om in een dergelijke omgeving met strenge procedures te werken. In samenspraak met de klant hebben de schoonmakers van Care de glasafwas op zich genomen. Omdat dat goed leek te werken, is er vervolgens gekeken of er bij de hooggekwalificeerde medewerkers van de klant nog lagergekwalificeerde taken konden worden weggehaald. Dat bleek het geval. Vandaag staan de schoonmakers van Care ook in voor de inwendige reiniging van mobiele apparatuur in de productie (zoals grote en kleine silo’s die dienen als opslag van medicijnen), stofdeelmetingen, microbiologische staalafnames in bepaalde lokalen, en stocktelling en -verdeling. Deze herverdeling van taken zorgt voor een opwaardering van de job van schoonmaker, maar ook een meer kwaliteitsvolle jobinhoud bij de medewerkers van de klant. Langs de twee kanten resulteert dat natuurlijk in meer gemotiveerde medewerkers. Bovendien is er ook een kostenreductie bij de klant doordat de (goedkopere) medewerkers van Care ondersteunende en logistieke taken overnemen van (duurdere) medewerkers van de klant. En laatstgenoemden kunnen zich beter concentreren op hun high level taken. Een duidelijke win-win-win.
Herontwerpen van werk van onderuit
Het (anders) inrichten van werk zien we vaak als een top-down praktijk, waarbij functies door de werkgever worden ontworpen en door de medewerkers zonder meer worden ingevuld. Onderzoek suggereert echter dat een dergelijke top-down benadering niet de beste manier is om de betrokkenheid, de prestaties, de werkvreugde, etc. van medewerkers te bevorderen. Een methodiek die deze traditionele kijk doorbreekt, is job crafting. Job crafting betekent dat medewerkers zelf vorm geven aan hun functie met de bedoeling deze beter te laten aansluiten op hun talenten en behoeftes. Dat kunnen zij op vier manieren doen:
Taak craften: aanpassen van de takenpakket en de taakinhoud
Relationeel craften: aanpassen van de interacties en relaties die zij op het werk hebben
Cognitief craften: aanpassen van de betekenis of het doel van het werk
Contextueel craften: aanpassen van aspecten van hun werkomgeving en -tijd
Met job crafting worden medewerkers zelf designers van hun werk in plaats van passieve ontvangers van functietitels, verantwoordelijkheden, rollen en taken. Meer en meer wordt job crafting niet alleen individueel maar ook op teamniveau toegepast. Dit is vooral belangrijk in teams waar individuele job crafting een impact kan hebben op de werkuitvoering of het welzijn van collega’s. Door job crafting op teamniveau toe te passen, kan beter rekening gehouden worden met de doelen van het team en de persoonlijke voorkeuren van de andere teamleden.
Job- en team crafting is ook interessant bij vacatures die moeilijk ingevuld geraken: kijk samen met de medewerkers of je de openstaande functie onder handen kan nemen. Mogelijk kan je de taken binnen het team anders verdelen, de talenten van elk teamlid beter benutten en tegelijkertijd een meer haalbare vacature creëren.
Win-win
Job redesign bevordert niet alleen de instroom en het behoud van talent. Het helpt bovendien om het werk in de organisatie (kosten)efficiënt en productief te houden. Werkgevers die het werk in de organisatie slim durven herinrichten en zodoende hun vacatures sneller ingevuld krijgen:
🗹 besparen tijd in hun rekruteringsproces,
🗹 besparen op werving- en selectiekosten,
🗹 verlagen hun productiviteitsverlies als gevolg van personeelstekort,
🗹 verminderen het risico op verzuim en verloop als gevolg van extra werkdruk bij collega's door personeelstekort,
🗹 hebben voldoende personeelscapaciteit om de vragen van de markt te beantwoorden.
Wil je aan de slag met job redesign?
Wij staan voor je klaar. Bel 0468 12 06 08 of mail bart@mooiwerkmakers.be.