De wereld om ons heen verandert continu en steeds sneller. Globalisering, digitalisering, technologisering, robotisering, vergrijzing en ontgroening, maatschappelijke veranderingen in de richting van meer en langer werken, groei en krimp van bedrijven,… . De wereld verandert en dus het werk ook. Als werkgever sta je continu voor nieuwe uitdagingen. Strategische personeelsplanning (SPP) is daarom van groot belang voor iedere organisatie. Met SPP zorg je voor een betere personeelsbezetting, nu én in de toekomst.
Vier redenen waarom je werk zou moeten maken van SPP:
Vergrijzing: de vergrijzing van het personeelsbestand brengt verschillende uitdagingen met zich mee, zoals een grote vervangingsvraag in een krappe arbeidsmarkt, competentieveroudering, en een vraag naar bij- en omscholing.
Kostenreductie: de toenemende concurrentie dwingt bedrijven om efficiënter te werken. Tegelijkertijd wordt personeel door de vergrijzing duurder, maar niet per definitie productiever.
Talentmanagement: getalenteerde werknemers vormen een concurrentievoordeel voor het bedrijf. In de war for talent is het bovendien essentieel om talent te kunnen binden, boeien en behouden. Interne mobiliteit – horizontaal, verticaal of diagonaal – is daarbij onmisbaar. Medewerkers moeten zich kunnen ontwikkelen. Bovendien is interne mobiliteit cruciaal om de vergrijzende groep van senior management en leidinggevenden in het bedrijf te vervangen.
Wendbaarheid: het huidige concurrentielandschap vraagt om snellere en meer disruptieve innovatie. De inkomsten uit producten die minder dan een paar jaar oud zijn, zijn de afgelopen decennia enorm toegenomen. Tegelijkertijd zal de strategie die de organisatie heeft gebracht waar ze nu staat, wellicht niet de strategie zijn die haar zal brengen waar ze morgen naartoe moet.
SPP: right size, shape, costs & agility
Door te investeren in SPP kun je als organisatie de juiste personeelskeuzes maken voor de hierboven genoemde uitdagingen én ben je goed voorbereid op wat je nodig hebt in de toekomst. SPP gaat om volgende vier zaken:
de right size (geen onder- of overbezetting van personeel)
de right shape (voldoende kritieke competenties en opvolging)
de right costs (beheersbare loonkosten)
de right agility (wendbaarheid, veerkracht, flexibiliteit)
SPP gaat dus verder dan het juiste aantal medewerkers en de juiste competenties waarover deze medewerkers beschikken. Het gaat over de fit van uw medewerkerskorps met de toekomst van uw bedrijf.
In vier stappen naar een strategische personeelsplanning
Het doel van SPP is dat je toekomstgericht de gewenste personeelsbezetting vaststelt en via een HR-actieplan de daarvoor benodigde acties neemt. Hoe kom je nu tot dit HR-actieplan? Hoe pak je strategische personeelsplanning aan?
Stap 1: Breng je huidige personeelsbestand in kaart
Breng het huidige personeelsbestand van je organisatie in kaart. Kijk daarbij niet alleen naar de kwantiteit (= de aantallen), maar heb ook en vooral aandacht voor de kwaliteit. Denk aan zaken als functie- en opleidingsniveau, competenties, doorgroeipotentieel, leervermogen, motivatie en gezondheid.
Stap 2: Bepaal je doelstellingen
Waar wil je naartoe met je organisatie? En welke interne en externe factoren zijn daarop van invloed? Denk daarbij aan economische ontwikkelingen, ontwikkelingen in de markt, technologische ontwikkelingen, demografische factoren en veranderingen in je organisatie. Stel vervolgens vast welke competenties je nodig hebt om je doelstellingen te realiseren. Betrek het management en de betreffende afdelingen hierbij om draagvlak te creëren en zo een goed beeld te krijgen van de toekomstige personeelsvraag.
Stap 3: Bepaal je personeelsbehoefte
Bepaal vanuit vorige 2 stappen de verwachte in-, door- en uitstroom in de komende jaren. Op basis daarvan kan je vaststellen in hoeverre je toekomstige personeelsbezetting past bij de doelstellingen van je organisatie.
Stap 4: Maak een HR-actieplan
Als je een goed beeld hebt op de huidige en de gewenste situatie, kan je vaststellen waar de verwachte tekorten en overschotten zullen ontstaan. Opnieuw: niet alleen qua aantallen, maar ook met betrekking tot kwaliteiten. Welke mensen en competenties heb je nodig en ben je in staat die aan te trekken? En wat doe je met je huidige personeel? De oplossing is vaak een combinatie van nieuwe mensen aannemen en medewerkers bij- of omscholen. En misschien moet je ook afscheid nemen van enkele medewerkers. Verder kan gedacht worden aan verschillende acties op HR gebied, zoals:
Werving, bv. welke competenties zijn nodig in de toekomst van de organisatie en wat ga je daarvoor ondernemen?
Opleiding, bv. welke bijscholings-, ontwikkelactiviteiten en training ga je inzetten?
Interne mobiliteit, bv. welke horizontale, verticale en diagonale doorstroming is mogelijk?
Kennisoverdracht, bv. op welke manier kunnen kennis en competenties voor de organisatie behouden blijven? Denk ook aan mentorschap, coaching en digitale overdracht.
Uitstroom, bv. welke uitstoom is wenselijk? En hoe kan de niet-wenselijke uitstroom tegen gegaan worden en gewenste mobiliteit bevorderd worden?
Ook al gaat het om personeel, maak er geen HR-project van
Het doel van personeelsplanning is de juiste mensen op het juiste moment in de juiste banen te hebben. Het actieplan dat volgt uit SPP heeft als doel hen daar ook effectief te krijgen.
Dat vraagt om inzicht in het huidige personeelsbestand (kwantiteit én kwaliteit), het maken van toekomstscenario's, het bepalen van de gewenste personeelsbezetting en het maken van een actieplan om tot deze gewenste personeelsbezetting te komen. Als je deze oefening goed doet, bouw je een duidelijk concurrentievoordeel op voor je organisatie en maak je je organisatie toekomstproof. Deze oefening goed doen, vraagt betrokkenheid van alle sleutelfiguren in je organisatie. SPP is geen project van HR alleen, maar rendeert het meest als ook de directie, het management, de ondernemingsraad, direct leidinggevenden, etc. betrokken worden.
Wil je met SPP aan de slag en ben je op zoek naar iemand die je hierbij kan helpen?
Bart Moens
0468 12 06 08